Projekt
Versicherungs-Erstattungen ins Controlling buchen
Belegverarbeitung Ende zu Ende: gescannte Abrechnungen per Texterkennung erschlossen, Positionen zugeordnet und buchungsfertig aufbereitet.
Worum es geht
Eine private Krankenversicherung schickt periodisch eine Leistungsabrechnung – ein gescanntes PDF, das pro Position Rechnungsbetrag, erstattungsfähigen Betrag und tatsächliche Erstattung auflistet. Bisher musste jede Erstattung von Hand in eine über Jahre gewachsene Excel-Controllingdatei übertragen werden: die richtige offene Zeile suchen, den erstatteten Betrag und das Abrechnungsdatum eintragen, am Ende nachrechnen. Fehleranfällige Fleißarbeit, die sich exakt wiederholt – also ein idealer Kandidat zum Automatisieren.
Wie es funktioniert
Der Ablauf ist als fester Sechs-Schritt-Skill hinterlegt. Zuerst wird die Controllingdatei gesichert. Dann rendert Claude das gescannte PDF in hoher Auflösung und liest es per OCR aus – pro Position Bezeichnung, Betrag, Erstattung und Datum sowie die Gesamtsumme. Anschließend werden in der Tabelle die offenen Posten ermittelt (Betrag vorhanden, Erstattung noch leer), jede Abrechnungsposition wird zugeordnet, und Erstattung plus Abrechnungsdatum werden eingetragen. Zum Schluss steht die Kontrolle: Die Summe aller eingetragenen Erstattungen muss exakt dem Gesamtbetrag auf dem PDF entsprechen.
Der Trick: Abgleich über den Betrag, nicht den Namen
Die naheliegende Zuordnung über den Namen des Rechnungsstellers scheitert in der Praxis: Das Abrechnungs-PDF nennt oft den behandelnden Arzt, die eigene Tabelle dagegen das abrechnende Labor oder die Klinik – derselbe Vorgang, zwei verschiedene Bezeichnungen. Zuverlässig ist allein der Rechnungsbetrag. Ein Sonderfall sind Sammelpositionen (z. B. mehrere Physiotherapie-Sitzungen), die im PDF einzeln, in der Tabelle aber als eine Summenzeile stehen – hier wird die Erstattung aus den Unterzeilen aufaddiert. Solche Eigenheiten machen den Unterschied zwischen „läuft im Demo" und „läuft im Alltag".
Verifikation statt Blindvertrauen
Der eigentliche Wert liegt nicht im automatischen Eintragen, sondern in der eingebauten Selbstkontrolle. Geht die Summe nicht exakt auf, wird nichts gespeichert. Und auffällige Abweichungen werden gemeldet, nicht still korrigiert: Schon der erste Produktivlauf deckte zwei echte Erfassungsfehler im Altbestand auf – einen vertippten Rechnungsbetrag und ein offensichtlich falsches Belegdatum. Claude trägt die korrekten Erstattungen ein und legt die Unstimmigkeiten zur Entscheidung vor, statt eigenmächtig Bestandsdaten zu überschreiben.
Als Skill konserviert
Der gesamte Ablauf ist als wiederverwendbarer Cowork-Skill gespeichert. Aus wiederkehrender Handarbeit wird ein einziger Satz – die nächste Abrechnung wird mit einem kurzen Befehl übernommen. Quelle und installierbares Bundle liegen zentral und dropbox-synchronisiert; die Arbeitsweise ist zusätzlich in Confluence dokumentiert, damit sie über einzelne Sitzungen hinweg reproduzierbar bleibt. Das ist derselbe Verallgemeinerungs-Gedanke wie bei den anderen Cowork-Projekten: nicht nur ein erledigter Vorgang, sondern ein Werkzeug, das den Vorgang dauerhaft erledigt.